В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организациями, должны оформляться оправдательными документами, то есть первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Для отпуска товаров продавцом и принятия их на учет покупателем используется унифицированная форма № ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 № 132.
В вышеуказанном постановлении детально не расписан порядок заполнения всех реквизитов унифицированной формы № ТОРГ-12. В Указаниях по применению и заполнению форм первичных учетных документов по учету торговых операций говорится, что данная форма должна составляться в двух экземплярах - первый остается у предприятия-продавца и является основанием для списания материально-производственных запасов, второй передается предприятию-покупателю и является основанием для принятия их к учету.
Товарная накладная № ТОРГ-12 должна содержать следующие реквизиты: наименование, адрес, телефон, факс и реквизиты обслуживающего банка грузополучателя, поставщика и плательщика, номер и дату транспортной накладной, должности и подписи лиц, разрешивших отпуск груза и осуществивших его фактическую отгрузку, а также в обязательном порядке приводятся расшифровки подписей указанных лиц.
Большинство организаций не заполняет все реквизиты данной формы. Для того чтобы не возникали спорные ситуации по принятию к вычету НДС, необходимо заполнять все реквизиты, предусмотренные формой документа. Однако спорные вопросы по заполнению этого документа не могут являться основанием для непринятия материально-производственных запасов на учет. Даже ошибки в первичных документах, которые подтверждают факт покупки товаров, не могут стать поводом для отказа в вычете по НДС.
Арбитражные суды при рассмотрении дел неоднократно указывают, что постановка на бухгалтерский учет материально-производственных запасов означает отражение в бухгалтерской документации произведенных хозяйственных операций, в т.ч. и операций по приобретению товаров, выполненных работ, оказанных услуг.
Предприятиям-покупателям при получении груза необходимо учесть некоторые нюансы:
- если договором поставки продукции предусмотрено, что право собственности на товар, перевозимый автомобильным транспортом, переходит в покупателю с момента принятия товара от перевозчика, товар доставляется транспортной компанией, услуги которой включены в стоимость товаров поставщика, то в товарной накладной ТОРГ-12 достаточно указать по строке «груз принял» должность, подпись, расшифровку подписи лица, доставившего груз, наличие информации по строке «По доверенности №____от ___ и т.д.» может отсутствовать. Предлагаем в таких случаях в товарной накладной указывать номер и дату транспортной накладной;
- если договором поставки продукции предусмотрено, что поставщик отправляет почтой счет-фактуру и товарную накладную ТОРГ-12 за отгруженный товар в течение 5 календарных дней с даты отгрузки и товар доставляется покупателю третьим лицом, то в этом случае достаточно будет указать в вышеуказанной накладной номер и дату транспортной накладной и не отражать информацию по строке «По доверенности №____от____ и т.д.».
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.
Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
В связи с вышесказанным, предлагаем разработать локальный документ (стандарт, инструкцию), в котором следует отразить все нюансы по заполнению и принятию к учету товарных накладных по унифицированной форме № ТОРГ-12.
Кулиева Адиля Оруджевна, ведущий аудитор ООО "ОргПром-Аудит".
29.02.2016г.